Заполняем личную карточку работника
Информация о работниках и их трудовой деятельности содержится в приказах (распоряжениях) руководителя, трудовых книжках, документах, удостоверяющих личность, об образовании и др. Работник за время работы в организации может поменять несколько должностей, перейти из одного структурного подразделения в другое, многократно использовать трудовой и иные виды отпусков и т.д. Документом, который обобщает имеющиеся о работнике сведения, является личная карточка. Рассмотрим особенности ее оформления.
Обязательно ли вести личную карточку?
В настоящее время отсутствует прямая норма, предписывающая нанимателям вести на работников личные карточки. Тем не менее на необходимость оформления такого документа при заполнении иных документов указывает ряд актов законодательства. В частности, предусматривается, что в личной карточке дублируются записи, произведенные в трудовой книжке (вкладыше к ней) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, факт ознакомления с которыми работник подтверждает своей подписью в личной карточке (п. 16 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 N 30 (далее - Инструкция о порядке ведения трудовых книжек)). Работник также должен расписаться в личной карточке при получении трудовой книжки в связи с увольнением (ч. 4 п. 58 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек).
Кроме того, установленные Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 N 82 (далее - Перечень)) нормы хранения, которые обязательны к исполнению государственными и негосударственными организациями, индивидуальными предпринимателями независимо от видов носителей документов, образующихся в делопроизводстве (п. 3 примечания к Перечню), действуют для личных карточек (п. 217 Перечня). Таким образом, ведение личной карточки на сегодняшний день обязательно.
Долгое время предприятия использовали разработанную еще в СССР форму первичного учетного документа Т-2 "Личная карточка" (далее - форма Т-2) и указания по ее применению и заполнению (Постановление Госкомстата СССР от 28.12.1989 N 241 "Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций" (далее - Постановление N 241)), однако с 22 ноября 2007 г. нормативный правовой акт, которым она была утверждена, не применяется на территории Беларуси (п. 1 Постановления Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 26.10.2007 N 359 "О неприменении некоторых постановлений Государственного комитета СССР по статистике"). Это означает, что нормативно порядок заполнения личной карточки в настоящий момент не определен. Таким образом, нанимателю следует самостоятельно разработать и утвердить форму личной карточки, а также установить порядок ее заполнения.
