Организация труда руководителя

Труд руководителя связан с разработкой и передачей информации. Этот процесс может быть устным, письменным и протокольным. Устный процесс включает проведение совещаний, деловых бесед, инструктаж сотрудников, телефонные переговоры. Письменный процесс предполагает ведение деловой переписки. Протокольный процесс связан с составлением приказов, распоряжений, инструкций.[5, c. 69]

Проведение совещаний

Цель проведения совещания - принятие коллективного решения. Совещание включает три этапа: подготовку к проведению, проведение совещания и контроль за выполнением решений по результатам совещания.

Основные рекомендации по подготовке совещания

1. Выносить на обсуждение только те вопросы, которые нельзя решить оперативно, в рабочем порядке.

2) Точно и подробно формулировать повестку дня.

3) Повестку дня и суть вопроса довести до участников совещания заранее.

4) В сообщении о проведении совещания указывать время начала и окончания.

Эффективность совещания зависит от умения и желания участников совещания активно воспринимать информацию. Необходимо настроить себя на эффективное слушание.

Приемы эффективного слушания:

а) активная поза слушателя;

б) устойчивая сосредоточенность, в том числе взгляда;

в) умение анализировать тезисы собеседника;

г) постоянная готовность слушателя к восприятию.

Принципы рационализации труда руководителя:

1) В начале работы установите точный график дня и приоритетные вопросы.

2) Малозначительные вопросы накапливайте и посвящайте им 3~4 часа в месяц.

3) Раз в месяц проверяйте степень исполнительности и ответственности ваших подчиненных путем ревизии.

4) Любая проверка должна заканчиваться выводами.

5) Избавляйтесь от ненужной информации.

6) Не распыляйтесь, концентрируйте внимание на сложном вопросе.

Правила телефонных разговоров:

Структура телефонной беседы:

· взаимное представление - 20±5 с.

· введение собеседника в курс дела - 40±5 с.

· обсуждение ситуации - 20±5 с.

· заключительное слово - 20±5 с.

В связи с этим можно выделить следующие типы руководителей:

1. "Активист" - инициативен, самостоятелен, в меру честолюбив. Гордится коллективом, уверен в его поддержке. Опирается на социально-психологические методы воздействия.

2. "Хозяин" - считает работу главным в своей жизни, отдает ей все силы и время. Самым важным считает дисциплину, построенную на административных методах, инструкциях и правилах. Недооценивает подчиненных, не доверяет им, болезненно воспринимает критику, бывает груб.

3. "Диагностик" - наделен аналитическим мышлением, умеет обнаруживать недостатки и находить способы их устранения. Склонен преувеличивать значение экономико-математических методов в ущерб социально-психологическим.

4. "Рационализатор" - склонен к совершенствованию организации, структуры управления, к составлению схем, графиков. Выдвигает множество оригинальных, но неглубоких идей по совершенствованию управления, носящих характерные черты инженерного управления. Иногда рационализация и перестройка заменяют основную работу.

5."Начальник" - считает, что создан для руководства, любит заседать, представительствовать. Легко контактирует с высшим начальством и членами коллектива, но болезненно воспринимает успех, полученный без его участия.

6."Исполнитель" - действует точно в рамках указаний. Доволен подчиненными, начальством и самим собой. Обладает большими теоретическими знаниями, жизненным опытом, предпочитает менее эффективные, но проверенные решения.