Информационные технологии и организация их внедрения в архивах
информация архив документ делопроизводство
В архивном деле в основном применяется технология баз данных (БД), а также другие информационные технологии (сканирование документов, сетевые технологии и т.д.).
Среди автоматизированных архивных технологий количественно преобладают базы данных простейшей структуры на большие однородные массивы данных. Однако ААТ позволяют значительно усовершенствовать работу архивиста в области каталогизации, учета и использования архивных документов. Кроме того, в целом, можно заметить, что по каждому направлению существует несколько программных продуктов, выполненных различными разработчиками на разных оболочках. Так, например, БД "Архивный фонд", "Фондовый каталог" (Росархив), а также разработанные ВНИИДАД базы данных "Паспорт архива", "Учет фондов", "Аннотация фондов", "Учреждения - источники комплектования", "Учет исполнения запросов", "Читальный зал", "Физическое состояние документов" и др.
При этом можно заметить, что типовые БД, разработанные ВНИИДАД ориентированы на фонды и дела, архивы же более активны в создании тематических БД на уровне документа.
Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.
Учетные базы данных служат для обработки статистических массивов - учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.
Учетные базы данных в архиве учреждений предназначена для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу. [5]
Информационную основу БД составляют сведения о составе и объеме документов, составе и объеме страхового фонда копий документов, государственном учете и научно-справочном аппарате к документам, составе и объеме научно-справочной библиотеки, зданиях. При разработке БД "Учет фондов" в качестве объекта автоматизации выступали функции, выполняемые госархивами по учету документов как государственной, так и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации. Типовые решения ведения государственного учета для архивов Российской Федерации разного уровня вырабатывались с условием последующей адаптации к специфике каждого отдельного архива. БД способствует совершенствованию деятельности архивов по обеспечению сохранности, организации рационального хранения, оперативного адресного поиска фондов и описей, фиксации объема хранящихся дел, его изменений и подготовке статистических данных как по архиву в целом, так и по отдельным хранилищам. БД "Учет фондов" отражает и отслеживает информацию о движении документов, об учете и внесении изменений по описи, об учете и внесении изменений по фонду. Логическим продолжением компьютерной поддержки архивной деятельности в области учета документов является БД "Аннотация фонда", которая обеспечивает оперативность и качественный уровень тематического поиска и подготовки межфондовых и внутрифондовых справочников (путеводителей, кратких справочников, тематических путеводителей, указателей и др.). [3, с.36]
По функциональному принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и т.д.
Интеграционный принцип предполагает создание единой системы, реализующей функции учета и информационного поиска документов. Такие информационные системы существуют в государственных архивах.
Государственный архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний (например, "Архивный фонд", "Фондовый каталог субъекта Федерации").
Информационно-поисковые базы данных служат для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве.
