Описание информационных процессов в управлении

Описание информационных процессов в управлении необходимо для понимания движения информации от подразделения к подразделению как по горизонтали, так и по вертикали, как внутри организации, так и при взаимодействии с объектами внешней среды. Информация внутри данной организации перемещается преимущественно в электронном виде, что повышает значимость системы безопасности информационной системы и снижает издержки на создание отчетов, внесение поправок и исправление по сравнению с отчетами на бумажном носителе. Государственные службы принимают отчетность как в электронном виде, так и на бумажных носителях, договоры с поставщиками заключаются в основном с использованием бумажных носителей, но ведение переписки и заключение договоров с некоторыми поставщиками происходит исключительно в электронном виде. Основой для описания информационных процессов в управлении сетью "Свадебных салонов" является его организационная структура (см. ниже). Одним из критериев определения размера предприятия является численность персонала. В соответствии с законом РФ № 209-ФЗ от 24 июля 2007 (ред. от 01.07.2011) "О РАЗВИТИИ МАЛОГО И СРЕДНЕГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ" к субъектам малого предпринимательства относятся предприятия с численностью до 100 человек включительно. По этой классификации сеть "Свадебных салонов" относится к малому предприятию.

Схема информационных потоков сети "Свадебный салон "

1. Текущая переписка (о наличии товара)

2. Текущая переписка (о наличии товара)

. Экономические отчеты

. Отчетность о продаже и выручке

. Правовая информация

. Товар, материалы

. Договоры, текущая переписка

. Приказы, распоряжения

. Товар

. Оплата

Условные обозначения:

Информация внутри организации движется в соответствии с организационной структурой данной организации (Рис 2.) т.е. от администрации поступают различные приказы к продавцам, от магазинов поступает своего рода отчетность. В свою очередь коммерческий отдел предоставляет директору экономические отчеты. Кроме того, объекты внешней среды оказывают влияние на деятельность организации. На рисунке 1 представлены такие объекты внешней среды как "потребители", "Поставщики" и "Государственные службы". С потребителями связаны продавцы консультанты, дизайнеры и кассиры Поставщики после заключения договоров с коммерческим отделом осуществляют поставки магазинам. С государственными службами связаны главный бухгалтер, который обязан предоставлять им отчетность обязательной формы, и коммерческий директор, который получает нормативную информацию для того, чтобы деятельность сети магазинов осуществлялась в рамках закона.

информационный управление учет денежный

1.4 Модель бизнес-процесса

Рис. 3 . Бизнес-процесс "Учет работы с поставщиком - сети Свадебных салонов"

Описание модели бизнес-процесса "Работа с поставщиком - сети Свадебных салонов"

На схеме представлен верхний уровень функциональной модели. Оформляется заказ поставщику на продукцию требуемого вида, количества и качества. Поставщик принимает заказ, выставляет счет на оплату и при осуществлении оплаты поставляет изготовленную продукцию. Поступившая продукция проходит через коммерческий отдел. Если продукция не соответствует установленным нормам, но брак в работе незначителен, и может быть исправлен, то продукция возвращается поставщику на доработку. Если поставленная продукция соответствует установленным нормам, то она направляется в магазины. Если же продукция полностью не соответствует установленным требованиям и не подлежит исправлению брака или продукция доработана и, тем не менее, брак в ней не исправлен, то оформляется возврат продукции поставщику и уплаченных за продукцию денежных средств.

Вывод по разделу 1

Итак, в данном разделе была дана общая характеристика сети Свадебных салонов, описана ее внешняя и внутренняя среда. Кроме того, были описаны информационные технологии управления данными и информационные процессы в управлении данными.

С помощью информационных потоков мы видим наглядно какие информационные потоки проходят через сотрудников, и на ком лежит ответственность за те или иные действия для эффективной работы магазинов.