Организационно-экономическая сущность задачи

Автоматизация учета денежных операций при выполнении заказов необходима для более эффективного планирования деятельности сети магазинов. Это связано с двумя моментами:

Во-первых, оперативно собранная, отсортированная информация о доходах и расходах, характеризующая как конкретный заказ, так и совокупность заказов за весь анализируемый период, дает четкое представление о структуре издержек, что дает возможность минимизировать какие-либо затраты в общей структуре издержек в следующем отчетном периоде, т.е. выполнить задачи оперативного, тактического и стратегического планирования по итогам каждого анализа. Если этот процесс автоматизирован, т.е. выполняется быстрее, то и планирование деятельности на всех уровнях также осуществляется гораздо быстрее, что немаловажно в условиях современной быстроменяющейся экономики.

Во-вторых, автоматизация позволяет сократить издержки на дополнительное составление отчетности для анализа, что также минимизирует затраты, связанные с управлением. В данной организации наибольшую нагрузку по сортировке экономической информации и формированию аналитической информации для анализа получает главный бухгалтер, что занимает значительное время и отрывает от выполнения текущих обязанностей (см. раздел (см. Схема информационных потоков). В связи с этим автоматизация процесса учета доходов и расходов должна упростить этот процесс и высвободить больше времени главному бухгалтеру для выполнения текущих обязанностей.

1. Наименование задачи: автоматизация учета денежных операций.

2. Цель решения: эффективная работа деятельности организации.

. Назначение: решение предназначено для руководства.

. Периодичность решения и требование к срокам решения: при каждом выполнении поступившего заказа по истечении 1 дня после выполнения заказа (оперативный анализ), поквартально до 15-го числа первого месяца следующего за отчетным периодом квартала (тактический анализ), по итогам года к 15-ому января следующего года (стратегический анализ).

. Источники и способы поступления данных: электронные отчеты о проделанной работе от главных продавцов, коммерческого отдела, "отчет о прибылях и убытках (форма №2)" и "бухгалтерский баланс" от коммерческого отдела, "приходная накладная" от отдела по работе с поставщиками

6. Потребители результирующей информации и способы ее отправки: руководство (а именно директор) получает результирующую информацию и в электронном виде, и на бумажном носителе.

7. Информационная связь с другими задачами: данная задача информационно связана с такими основными задачами как "Учет и анализ работы с клиентами товарного склада", "Автоматизация оперативного планирования работы фирмы".

Описание исходной информации

Для решения данной задачи необходимы следующие документы:

а) "Отчет старшего менеджера 024"

Структура документа

· Количество документов за период: ежедневно 1 шт.

· Количество строк в документе (в среднем): 5.

· Контроль правильности заполнения и ввода документа: сверка сумм затрат с исходными расчетными документами (чеки, выписки банка, приходные кассовые ордеры, требования и т.п.)