Описание информации и информационных ресурсов, определение проблемной ситуации

Информация - это данные, несущие в себе новизну и полезность. Информация - это основное условие конкурентной способности организации. Руководителя интересует информация о физических и юридических лицах, передовой технологии, экономической и финансовой ситуации и т.д. Оперативная, надежная, достоверная и своевременная информация является основой управленческого процесса, и оттого насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием. Информация может приниматься менеджером к сведению, служить основой будущих решений, расширять их знание и кругозор. Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда, нехватка нужной, как и избыток ненужной информации дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Кроме того, существует прямая связь между информированностью и степенью удовлетворения трудом. Так, хорошо информированные сотрудники довольны своей работой в 70% случаев, в то время, как мало информированные - только в 30%, согласно статистике опроса работающего населения. Информационная деятельность менеджера требует от него четкой организации процесса сбора, анализа и обработки информации. Он должен уметь определять важность или второстепенность поступающей информации; уметь упорядочивать коммуникационный процесс и обмен информацией в рамках предприятия; обладать хорошо развитой способностью устного и письменного общения. Менеджер должен быть первым лицом, знающим требования к содержанию информации, ее форме, оценке и использованию в практике управленческой деятельности. Управленческая информация - это совокупность сведений о состоянии и процессах, протекающих внутри и во вне организации. Информацию об объектах управления и происходящих в них событиях и процессах не без основания называют их своеобразной моделью, а так же словесным или цифровым портретом. При даче характеристики информации используют следующие показатели:

· объем измеряется числом знаков, букв, символов. При оценке определяется избыточность, требуемый объем, недостаточность.

· достоверность - это показатель соответствия полученных сведений реальным. Чем меньше звеньев принимает участие в передаче, тем она более достоверна. Искажение может произойти по объективным или субъективным причинам.

· ценность рассматривается для получателя, как потребительская и с точки зрения понесенных затрат.

· насыщенность - это соотношение полезной информации и фоновой. Фоновая информация необходима для лучшего восприятия полезной информации и подчеркивания ценности, но нельзя допускать ее превышения.

· открытость характеризует возможность ее предоставления различным группам людей. Секретная информация предоставляется только ограниченному кругу работников. Для конфиденциальной круг расширяется с условием сохранения этой информации в тайне и есть так же общедоступная информация. [2, стр.14]

Источники информации условно можно разделить на две группы: внешние и внутренние. Внешняя информация - это, во-первых, информация являющаяся результатом деятельности других организаций и зафиксированная в монографиях, статьях, сборниках, докладах на семинарах и совещаниях; во - вторых, сведения, которые получены в ходе деловых встреч и переговоров, проводимых сотрудниками функциональных подразделений фирмы (снабжение, сбыт, маркетинг, технология), о состоянии дел у партнеров и конкурентов; в - третьих, официальные публикации законодательных актов, инструкций, отчетов крупнейших банков и акционерных обществ и т.п.; в - четвертых, сведения из интернета. Специфическим источником информации является коммерческий шпионаж, т.е. скрытый сбор сведений об инновационном, маркетинговом, финансовом потенциале конкурента, объекта инвестирования или кредитования, которые не могут быть получены из других источников. Коммерческий шпионаж использует как официальные документы, не предназначенные к открытой публикации, так и конфиденциальные беседы, слухи и другую неформально полученную информацию. Внешняя информация сосуществует, анализируется и преобразуется во внутреннюю информацию. Внутренняя информация - это информация о результатах (положительных или отрицательных) предыдущих решений, являющаяся следствием обратной связи - отчетов нижестоящих работников и организаций, поступающих в процессе контроля: бухгалтерская и статистическая отчетность, внутренний аудит и т.п. [1; стр. 64]. Внутреннюю информацию можно классифицировать с точки зрения: содержания; спектра применимости; назначения; возможности закрепления и хранения; роли в управлении; степени готовности для использования; степени важности; степени полноты; предназначения для получателя; характера потребления; степени надежности; способа распространения. Специфической разновидностью управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества людей, пытающихся объяснить сложную, эмоционально значимую для них ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. Рассматривая роль информации в процессе принятия решения, необходимо обратить внимание на то, что ее содержание и степень полноты зависят оттого, на каком этапе принятия решения эта информация используется. На первом этапе это наиболее общая информация, содержащая широкий круг сведений и позволяющая, во-первых, сформулировать ситуацию и, во - вторых, определить проблему, актуальную в настоящий момент. Эта информация включает сведения об отклонении фактического состояния системы от стандартного, а так же содержит сведения о причинах возникшей проблемы, которые объясняются либо воздействием внешней среды, либо нарушением функционирования внутренней среды. Второй этап требует сбора совершенно иного типа информации. Поскольку содержанием этого этапа является формулирование направлений решения проблемы, то информация второго порядка касается обнаружения дефектов в системе связи организации и сбора информации о путях, с помощью которых эти нарушения могут быть устранены. Информация второго порядка, несомненно, гораздо более специализирована и касается более узкого круга проблем, но должна быть намного подробнее и конкретнее. Информация третьего порядка должна дать представление о том, какими достоинствами и недостатками с точки зрения ограничений и критериев обладает каждая из альтернатив, подвергающихся анализу. Это может быть информация о размере и составе ресурсов, времени, необходимом для осуществления решения, социальных последствий выбора той или иной альтернативы. Безотносительно к тому, на каком этапе выбирается информация, к ней предъявляются определенные требования, несоблюдение которых может привести к неправильным результатам в процессе принятия решения. Особо следует остановиться на информации прогнозирования, предназначенной для формулирования условий будущих решений, исходя из тех решений, которые были приняты сегодня. Иначе говоря, принимая сегодня решение, мы модулируем ситуации ближайшего будущего ли более отдаленного периода.[3,стр.67] Экономическая обстановка в мире и нашей стране на сегодняшний момент нестабильна. Это обязывает предприятия работать в наиболее напряженном режиме, постоянно обновляя, пополняя и анализируя обстановку внешней и внутренней среды, чтобы оставаться конкурентоспособным. Для этого необходимо наиболее рационально использовать информационные ресурсы предприятия внутренние и внешние. Необходимо отслеживать наличие и возникновение проблемных ситуаций, определять и использовать информацию для принятия решения этой проблемы.