Организация делопроизводства на предприятии. Служба ДОУ, или Кто за все в ответе
Основным документом, регламентирующим единый порядок ведения делопроизводства, является Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), которая действует с 27 февраля 2009 г. Ее нормы указывают, что при подготовке и оформлении документов используются реквизиты, установленные СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Следовательно, СТБ также является обязательным к исполнению и предприятия обязаны привести свою документацию и порядок работы с ней в соответствие с требованиями стандарта.
СТБ 6.38-2004 на предприятиях должен быть введен приказом, распоряжением, указанием (п. 4 Методических указаний по практическому применению СТБ 6.38-2004), предусматривающим мероприятия по внедрению стандарта (например, переработку внутренних инструкций по ведению делопроизводства).
На основании указанных нормативных актов организации должны самостоятельно разработать инструкцию, определяющую порядок ведения делопроизводства (п. 4 Инструкции по делопроизводству) (далее - внутренняя инструкция) и отражающую специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации, предусматривающую порядок создания и оформления документов, документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности.
Работники организации должны быть ознакомлены с установленным в ней порядком работы с документами. Какие именно работники должны быть ознакомлены (либо все без исключения) и каким образом должно подтверждаться ознакомление, не указывается. Полагаем, что факт ознакомления целесообразно фиксировать путем проставления подписей ознакомившихся на внутренней инструкции, при этом к таким работникам относятся лишь те, чьи должностные обязанности связаны с созданием, оформлением и движением документов.
Все документы организации принимаются и обрабатываются централизованно специально создаваемой для этих целей службой, которую называют службой документационного обеспечения управления (ДОУ).
На предприятии в зависимости от различных факторов (численность сотрудников, структура, объем документооборота) данная служба может иметь различные наименования: канцелярия, секретариат, общий отдел, управление делами и т.п. Нередко ввиду небольшого объема документооборота эта служба представлена одним человеком либо выполнение таких функций входит в круг обязанностей специалиста иного профиля (например, инспектора по кадрам). Должность лица, ответственного за делопроизводство, может также называться по-разному, в зависимости от его должностных обязанностей, размеров предприятия и других условий: секретарь, секретарь-референт, делопроизводитель.
Конкретное наименование службы ДОУ, ее структура, задачи, функции определяются предприятием самостоятельно и должны быть предусмотрены в положении о данной службе, а обязанности ответственных за делопроизводство работников - в их должностных инструкциях.
Для регламентации работы в сфере документационного обеспечения управления в организации должны быть разработаны и утверждены внутренняя инструкция по делопроизводству, положение о службе документационного обеспечения управления и должностные инструкции работников, выполняющих данные обязанности.
Работники несут персональную ответственность за невыполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Руководитель организации несет ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в целом по предприятию.
При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или руководителя структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел (ч. 5 п. 7 Инструкции по делопроизводству).
При смене руководителя организации также составляется акт приема-передачи документов и дел.
делопроизводство документ номенклатура
Жизнь и смерть документа
Эффективность делопроизводства конкретной организации обусловлена, прежде всего, наличием единого порядка работы с документами, внутренних инструкций, определяющих данный порядок.
