Бланки, табели и альбомы документов: путь к совершенству в документообороте

Документы в организации, за исключением внутренних документов структурных подразделений, совместных документов и некоторых других, должны оформляться на бланках, под которыми понимают стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной информации (п. 21 Инструкции по делопроизводству). На бланке изготавливают только первую страницу документа, все последующие страницы оформляются на чистом листе бумаги.

Предусмотрены два вида бланков документов:

бланк для письма - для оформления писем различного вида (ответов, запросов, сопроводительных писем и т.д.);

общий бланк - для распорядительных (приказы, распоряжения), организационных (положения, инструкции) и справочно-информационных документов (акты, справки, докладные записки и др.).

Отличаются данные виды бланков составом размещаемых на них реквизитов.

Кроме общих для обоих бланков реквизитов, таких как государственный герб Республики Беларусь (для госорганизаций), эмблема или товарный знак (при их наличии), код организации по ОКРБ 004-2001 или по ОКРБ 018-2003, а также наименование организации (в том числе вышестоящей при ее наличии), на бланк для письма наносятся почтовый адрес отправителя и его коммуникационные и коммерческие данные (п. 25 и 26 Инструкции по делопроизводству).

Для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов.

Унифицированная форма документа представляет собой бланк документа определенного вида (приказ, протокол и т.д.) с расположенными на нем реквизитами, составляемый с учетом специфики деятельности организации.

Унифицированные формы документов заносятся в табель унифицированных форм документов организации, по сути являющийся перечнем этих форм (приложение 1 к Инструкции по делопроизводству). Создание табеля предполагает, что не включенные в него документы изготавливать в организации запрещено.