Уничтожение документов

Уничтожению подлежат:

дела временного (до 10 лет) хранения по истечении сроков оперативного хранения;

дела, не подлежащие передаче в государственный архив по истечении сроков хранения.

Отбор документов для уничтожения производится при проведении экспертизы их ценности. По результатам экспертизы на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению (форма акта содержится в приложении 4 к подп. 4.5.1 Основных правил). Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором акт составлен.

Пример 2.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Если срок хранения дела истекает 1 октября 2009 г., такое дело может│

│быть включено в акт об уничтожении дел не ранее 1 января 2010 г. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, т.е. сдаются в макулатуру.

Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено (подп. 4.5.6 Основных правил).

Деятельность любой организации предполагает создание и движение документов. Количество этих документов может быть различным, однако все они в зависимости от вида проходят один и тот же путь, который должен быть единообразным и последовательным. В противном случае документооборот превратится в хаос. Простые на первый взгляд формы работы с документами, требования, предъявляемые к их жизненным циклам, делают свое большое дело: четко организованное делопроизводство является верным способом достижения эффективной системы управления в организации.