Организация процесса адаптации

Как указывает О.В. Ветчанова, заведующая научной библиотекой Самарского областного историко-краеведческого музея им. П.В. Алабина, «Механизм управления процессом адаптации предусматривает три важных шага:

- структурное закрепление функций управления адаптацией в системе управления персоналом учреждения, т.е. выделение соответствующего подразделения (или одного сотрудника - для небольших организаций), занимающегося вопросами адаптации;

- организацию технологии процесса адаптации, т.е. разработку программ адаптации для разных категорий сотрудников;

- организацию информационного обеспечения процесса адаптации, т.е. сбор и оценку показателей адаптации.» [8, с.102].

Иными словами, организовывая систему адаптации на предприятии, следует определить, КТО этим будет заниматься, КАК он будет это делать и при помощи ЧЕГО это будет сделано.

На первый вопрос ответить довольно легко - задача по обеспечению адаптационного процесса будет возложена, конечно же, на менеджера по персоналу. Однако, вряд ли специалист службы персонала владеет всеми тонкостями технологических процессов, протекающих на предприятии - так что его работа должна проводиться в тесном взаимодействии с лицами, имеющими соответствующую квалификацию и опыт для преподавания новичкам всех специфических тонкостей и премудростей, характерных именно для данного участка работы. Наставничество - очень важный аспект в организации адаптации новых сотрудников. Наставниками могут быть линейные руководители новичков - или же их коллеги, имеющие необходимые качества для обучения новых специалистов (особенно это благоприятно в случае обучения молодых специалистов, не имеющих опыта работы - таким образом формируется «эстафета передачи знаний»).

Второй вопрос - определение технологии адаптации. О.В. Ветчанова предлагает включить в технологию адаптации новых работников следующие этапы [8, с.103]:

- «анализ ожиданий новичков (выяснение на собеседовании мотивов поступления на работу, ожиданий, связанных с данным учреждением);

- введение новичка в коллектив;

- контроль процесса адаптации с помощью периодических встреч;

- ликвидация причин конфликтных ситуаций;

- обобщение информации о ходе адаптации новичков (оценка эффективности адаптации).».

Последний пункт является очень важным, упущение его крайне нецелесообразно. К сожалению, именно на стандартизированную оценку эффективности адаптации в современных российских организациях обращается меньше всего внимания - а ведь это не только основа для принятия административного решения - продолжать ли трудовые отношения с новым работником или уволить его, как не прошедшего испытательный срок, но и возможная пища для анализа «слабых мест» коллектива и организации в целом.

Для облегчения фиксирования информации о ходе адаптации нового сотрудника специалисты по работе с персоналом рекомендуют использовать различного рода оценочные листы (Приложение А, Приложение Б), разработанные с учётом специфики деятельности предприятия (и для разных категорий сотрудников).

Третий вопрос - информационное и документальное обеспечение процесса адаптации новых сотрудников. В качестве документов, регламентирующих проведение адаптации, могут выступать:

- Положение об адаптации новых сотрудников, прописывающее программу адаптации (Приложение В); закрепляющее функции по проведению адаптации за менеджером по персоналу, линейными руководителями, наставниками; определяющее формат оценки эффективности проведения адаптации;

- Положение о наставничестве, регламентирующее деятельность наставников; включающее Лист оценки социально-психологических качеств потенциального наставника (Приложение Г); устанавливающее вид и размер вознаграждения за выполнение наставнических функций;

- планы введения в должность (стандартизированные формы для каждой категории сотрудников).

В качестве информационного обеспечения могут быть созданы различные брошюры для новых сотрудников, дающие подробные ответы на часто возникающие вопросы, либо т.н. «Папки новичка», содержащие как локальные нормативные акты (приказы, регламенты, положения, должностные инструкции, положения об отделах), так и всевозможные справочники (списки телефонов сотрудников, структуру компании с указанием должностей и ФИО сотрудников, сборник фотографий главных должностных лиц компании), а также обзоры по истории и миссии компании.