Пять шагов к успешному документообороту

Разработка систем документооборота под цели управления и психологию менеджмента, безусловно, с учетом технологических и организационных особенностей предприятия, должна начинаться без привязки к конкретному программному продукту. Вначале нужно создать идеологию, и только затем искать под нее программный продукт.

Исходя из практики проектирования систем документооборота, можно предложить следующую последовательность работ:

1. построение схем учетных точек основного производства, вспомогательных производств, функциональных служб;

2. построение схем их взаимосвязей;

. сбор заполненных форм документов и отчетов в разрезе учетных точек;

. их систематизация в альбомы;

. описание сроков представления, направления движения документов и форм отчетности (в какие сроки, кому и от кого передается документ);

. построение тематических и сводных схем документооборота;

. проведение логического и реквизитного анализа документов;

. анализа пути прохождения документов в процессе их создания, согласования и утверждения;

. выработка предложений по внесению изменений в существующую схему документов и отчетности в связи с предложениями по изменению других параметров управленческого учета (учет по отклонениям, центрам ответственности и др.);

. разработка предложений по устранению дублирования информации;

. разработка предложений по унификации документов;

. разработка предложений по рационализации движения документов и отчетности;

. разработка проекта оптимизированной сводной схемы документооборота и внутренней отчетности;

. разработка и внедрение стандартов документооборота и формирования внутренней отчетности.

При выполнении перечисленных операций следует учесть некоторые советы.

Учетные точки. Во-первых, вы определяете субъекты взаимоотношений в ходе обмена информацией. Их можно назвать центрами возникновения, потребления и передачи информации, или учетными точками. Итак, учетные точки зафиксированы, на предыдущем этапе описаны взаимосвязи подразделений, теперь вы можете, соединив и дополнив этот материал, построить схемы взаимосвязей учетных точек.

Данные схемы помогут вам не только отсечь несущественные связи на первых шагах проекта без облечения их в документальную форму, но и сэкономить время и деньги. Они незаменимы при тестировании предложений по оптимизации на предмет «все ли учтено».

Альбомы и описания документов. Важный шаг - создание альбомов документов, существующих на момент выполнения проекта, и их описание; это самая трудоемкая, неинтересная и неблагодарная работа.

При проведении работ по оптимизации документооборота воспользуйтесь советами, полученными в результате анализа практики ошибок: своевременно ставьте ограничения - «не объять необъятного»; выясните, составляет ли документ тот же работник, что и подписывает, или есть реальные невидимые исполнители; в ситуациях, когда начальник цеха подписывает накладную на передачу полуфабриката в следующий цех, определитесь, сколько раз вы опишите движение документа: один раз от цеха к цеху, или проследите весь путь. При этом должен быть идентичный принцип записей по всем подразделениям организации.