Документооборот и пути его оптимизации

В данной работе рассматривается тема «Документооборот и пути его оптимизации».

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и ГСДОУ, рассматривают в качестве объекта регулирования документооборот организации в целом и, соответственно, потоки входящих, внутренних и исходящих документов.

Документооборот можно разделить на следующие этапы:

- экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;

- предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

- организация рационального движения документов внутри организации;

- экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.

Обработка корреспонденции достаточно традиционна, как правило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил.

Предпочтение справедливо отдается централизованной экспедиции, в которой обрабатывается вся корреспонденция. Это позволяет поднять производительность труда, более точно определить необходимые штаты, лучше поставить учет документов.

При такой организации дела корреспонденция, доставляемая курьерами, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом: секретарем организации, работником службы документационного обеспечения управления (канцелярии, общего отдела и др.). Для обеспечения учета и полноценной информационно-поисковой системы ему же должны передаваться и документы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях и т.п.).

Цель первого этапа - зафиксировать сам факт поступления документов (при необходимости и время).

Следующий этап прохождения поступающих в организацию документов в большей степени зависит от всей постановки, документационного обеспечения. Основное его значение - оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата.

Значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения документов является установленное ГСДОУ предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ и распределение уже на этой стадии документов на потоки:

- для обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с распределением обязанностей;

- не требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям.

При рассмотрении поступившего документа учитывается:

- важность его содержания;

- сложность и новизна поставленных вопросов;

- общественное положение автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления;

- срок исполнения документа;

- вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т.д.

Итак, за понятием "документооборот" скрываются сложные процессы, от которых во многом зависит эффективность управления организацией в целом. Очевидна необходимость оптимизации документооборота. Особенно актуально это на крупных организациях с большим объемом входящих, исходящих и внутренних документов.

Цель работы - рассмотреть организацию в организации и проанализировать пути его оптимизации.

Объект исследования - система документооборота организации, совершенствование документооборота.

Предмет исследования - организация рационального движения документов внутри организации, пути совершенствования службы делопроизводства, проблемы оптимизации документооборота и пути их решения.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки, например, через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.

Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могут быть закреплены в Табеле форм документов, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.

Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данному вопросу. Обработку исполненных и отправляемых документов предпочтительнее централизовать в единой экспедиции организации.

Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствие с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. Рассмотрим подробнее оптимизацию документооборота организации.

Документооборот

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему, и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

• Документопоток
• Пять шагов к успешному документообороту
• Тематический анализ и оптимизация документооборота
• Оптимизация документооборота организации
• Маршрут документов
• Табель форм документов
• Блок-схемы
• Способы совершенствования документооборота
• Внедрение системы электронного документооборота, как способ совершенствования документооборота
• Электронные офисные системы
• Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело»
• Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «Интертраст»
• Система автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организации на базе DOCS Open и Work Route
• Система автоматизации конфиденциального документооборота и делопроизводства «Optima-Workflow»