"Хождение" документов: входящие, исходящие, внутренние

Все документы организации подразделяются на входящие, исходящие и внутренние.

С момента создания (поступления) они проходят определенный путь, в котором можно выделить следующие основные стадии.

Входящие документы

. Прием и обработка:

осмотр почтовых конвертов на предмет их целостности;

установление соответствия адреса, указанного на конверте, адресу доставки. При несоответствии ошибочно доставленная корреспонденция направляется по назначению, а если это невозможно - возвращается отправителю с пометкой "Ошибочно доставлено";

вскрытие конвертов. Конверты с пометкой "Лично" не подлежат вскрытию. Такие конверты передаются адресату в закрытом виде, все остальные - вскрываются. Дальнейшая судьба самих конвертов может быть различна: они могут уничтожаться либо присоединяются к документу (подп. 140.5 Инструкции по делопроизводству).

. Сортировка и распределение:

отбор документов, подлежащих регистрации. Примерный Перечень документов, не подлежащих регистрации, содержится в приложении 5 к Инструкции по делопроизводству. В работе можно использовать примерный Перечень, а можно на его основе разработать собственный;

распределение документов, подлежащих передаче руководителю организации, а также тех, которые, минуя руководителя, могут передаваться сразу в структурные подразделения. Например, нецелесообразно передавать на рассмотрение руководителю организации письма с запросом о подтверждении стажа работы при наличии в организации отдела кадров. В связи с этим нужно разработать порядок сортировки документов, предусматривающий виды документов, и указывать структурное подразделение, к компетенции которого относится данный документ;

передача документов, не подлежащих регистрации, исполнителям в соответствии с их компетенцией.

. Регистрация документа заключается во внесении данных о нем в регистрационно-контрольную карточку (РКК) (приложения 6 и 7 к Инструкции по делопроизводству) или журнал регистрации входящих документов (приложение 8 к Инструкции по делопроизводству) (если документооборот незначителен и не превышает 600 документов в год) и присвоении ему регистрационного индекса.

Решение о выборе формы регистрации документов - карточной или журнальной - закрепляется в локальном правовом акте организации (приказом либо предусматривается во внутренней инструкции по делопроизводству).

После регистрации на документе делается отметка о поступлении: регистрационный штамп, проставляемый в правом углу нижнего поля первой страницы документа.

┌───────────────────────────────────┐

│ " " г. │

│ │

│ Вх. N │

└───────────────────────────────────┘