"Хождение" документов: входящие, исходящие, внутренние

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архив организации по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством.

Архив может быть выделен на предприятии в самостоятельное структурное подразделение, может входить в состав службы ДОУ, а при ее отсутствии обязанности по ведению архива могут возлагаться на одного из сотрудников организации. Лицо, ответственное за архив, назначается приказом. Обязанности ответственного за архив оговариваются в его должностной инструкции.

Положение об архиве утверждается руководителем организации, в составе которой он функционирует (Примерное Положение об архиве учреждения, организации, предприятия, утвержденное Государственным комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1997 N 5).

До передачи в архив документы должны быть сформированы в дела согласно номенклатуре дел, а также пройти экспертизу ценности.

По истечении сроков хранения в архиве документы либо передаются в государственный архив, либо уничтожаются. Негосударственные организации передают свои документы на государственное хранение в сроки и на условиях, предусмотренных в соответствующем договоре с учреждениями государственной архивной службы (подп. 15.1.4 Основных правил), а при их ликвидации или банкротстве (при отсутствии правопреемника) документы передаются на хранение в органы, зарегистрировавшие уставы таких организаций (подп. 15.2.8 Основных правил).